Resumen del curso Sistemas de archivo y clasificación de documentos
| Objetivos |
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| Objetivos Generales • Aplicar las técnicas de archivo convencional e informático, utilizando los sistemas de clasificación, codificación y almacenamiento apropiados a la información y documentación que se gestiona. • Analizar procedimientos de gestión documental tipo, determinando los elementos intervinientes, garantizando la trazabilidad, vigencia y unicidad de los mismos, utilizando sistemas de representación de flujos, a través de aplicaciones informáticas de gestión documental. Objetivos Específicos • Ofrecer una visión general de los documentos de archivo y de los instrumentos de control archivístico. • Describir la estructura y funciones del archivo como centro operativo dentro de una organización. • Familiarizar al alumno en el entorno de la gestión documental y con los instrumentos de diseño de procesos. • Presentar una metodología para el diseño de diagramas de flujo. • Establecer un contexto normativo respecto a la información de los archivos y a las nuevas tecnologías. • Familiarizar al alumnado con la gestión de incidencias. • Establecer una visión general de la importancia estratégica de la gestión de la información en las empresas y del desarrollo adecuado de los sistemas que la gestionan. • Reflejar el status de las herramientas tecnológicas dentro de los sistemas de información. |
| Contenido |
| Unidad 1: El archivo. Concepto y finalidad. • Definición de archivo • Clases de archivos • Sistemas de registro y clasificación de documentos Tipos de sistemas de clasificación Condiciones de los sistemas de clasificación • Mantenimiento del archivo físico Principio de procedencia Definición de documento de archivo Comunicación a los empleados de los procedimientos de acceso • Mantenimiento del archivo informático Procesos de conservación en los documentos digitales Selección de formatos Soportes utilizados en la conservación • Planificación de un archivo de gestión de la documentación Etapas de la planificación Planificación de un modelo archivístico Planificación de un modelo archivístico: Aspectos para la conservación permanente de un documento Recomendaciones del Arxiu de la Universitat Pompeu Fabra para la eliminación de documentos Elaboración del manual de archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de archivos • Flujogramas en la representación de procedimientos y procesos Tipos de flujogramas ¿Cómo se construye un flujograma? Conversión para trazar los diagramas Unidad 2: Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina. Implantación y transición de sistemas de gestión electrónico de la documentación. • Análisis de sistemas operativos Sistemas operativos más utilizados Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones • Gestión del sistema operativo • Gestión del sistema de archivos • Exploración o navegación • Procedimientos para usar y compartir recursos • Técnicas de diagnóstico y solución de problemas. Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información. Normativa legal aplicable Copias de seguridad y mecanismos alternativos Programas maliciosos (malware) Normativa legal aplicable • Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo Estructura de un centro de documentación Tipos de servicios de difusión • Ventajas e inconvenientes del soporte informática frente a los soportes convencionales Intranet Ventajas de los soportes electrónicos frente a los convencionales Ventajas e inconvenientes de los formatos papel y electrónico • Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas • Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación Qué debe reflejar un sistema de clasificación Cuadro de clasificación • Enfoques y sistemas de calidad en la gestión de la documentación o Enumeración de factores de no calidad |